Wettelijk in orde met je onthaalbeleid
Nieuwe collega’s wil je niet alleen een warme welkom geven, maar ook wettelijk correct onthalen. De wet schrijft namelijk een aantal verplichtingen voor, zodat elke medewerker vanaf dag één veilig, gezond en geïnformeerd kan starten.
Wie doet wat?
Een goed onthaal is teamwork: verschillende partijen spelen elk hun rol:
- De werkgever is de eindverantwoordelijke voor het onthaalbeleid en de coördinatie. Die kan de coördinatie zelf doen of delegeren, aan een onthaalverantwoordelijke.
- Is er een ondernemingsraad (OR) of vakbond, dan moeten die vooraf geïnformeerd en geraadpleegd worden. De OR kan advies geven, de vakbond kan nieuwkomers informeren.
- Het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW) ondersteunt bij het uitwerken van informatiemateriaal en onthaalacties.
- Bij uitzendkrachten is goede communicatie tussen en nauwe samenwerking met het uitzendkantoor cruciaal voor een goed onthaal.
Welke informatie moeten nieuwkomers krijgen?
Nieuwe medewerkers hebben recht op duidelijke informatie om zich veilig en vlot in te werken en te groeien binnen je bedrijf. Geef ze daarom informatie over:
- arbeidsvoorwaarden
- werking en structuur van het bedrijf
- hun rol binnen het team
- welzijn en veiligheid op het werk
- overlegorganen en vakbond
Deze informatie geef je bij voorkeur ook schriftelijk mee, bijvoorbeeld in een onthaalbrochure of introductiemap. Wat al in het arbeidsreglement staat, hoef je niet te herhalen.
Praktische richtlijnen voor een goed onthaal
De wettelijke verplichtingen bij het onthaal van nieuwe medewerkers hangen af van de grootte van je bedrijf en het statuut van de nieuwkomer.
Uitzendkrachten
Het onthaal van uitzendkrachten vraagt extra aandacht. Zij komen vaak tijdelijk in je bedrijf werken, maar moeten net zo veilig en goed geïnformeerd kunnen starten als vaste medewerkers. Daarom gelden er specifieke wettelijke verplichtingen rond werkpostfiches, veiligheidsinstructies en begeleiding.
De wettelijke verplichtingen zijn beperkter, maar de verantwoordelijkheid blijft dezelfde: ervoor zorgen dat elke nieuwkomer goed geïnformeerd aan de nieuwe job begint.
Bij ondertekening van het contract bezorg je de nieuwe medewerker meteen volgende praktische info:
- Datum, uur en plaats van aanmelding
- Info over parking en/of bergplaats van persoonlijke voorwerpen
- Contactpersoon en onthaalverantwoordelijke
Geef ook toelichting bij: functie, loon, werkrooster, sociale zekerheid, educatief verlof, paritair comité, geldende wettelijke en cao-regels en basisprincipes rond veiligheid en preventie. Bovendien bezorg je een afschrift van het arbeidsreglement aan de nieuwkomer.
- Licht de regels rond welzijn, gezondheid en veiligheid toe (risico’s, noodprocedures, EHBO, brandbestrijding, evacuatie). De onthaalverantwoordelijke moet bevestigen dat deze info werd gegeven en bewijs hiervan aan de preventieadviseur bezorgen.
- Deel contactgegevens van de preventieadviseur, vertrouwenspersoon, externe dienst en overlegorganen.
- Wijs een meter of peter aan (of neem deze rol als werkgever zelf op).
- Voorzie een gerichte opleiding over de functie of werkpost.
Grotere bedrijven moeten hetzelfde doen als kleinere, maar moeten meer investeren in een onthaaltraject.
Bij ondertekening van het contract gelden dezelfde regels rond het geven van informatie en praktische info als bij bedrijven met minder dan 20 medewerkers.
Op de eerste werkdag voorzie je een onthaalprogramma, waarbij je uitleg geeft over de organisatie, de eerste taken en uitdagingen.
Je moet de nieuwkomer daarnaast alle info geven rond veiligheid en welzijn, en schriftelijk bevestigen dat dit is gebeurd. Deel daarnaast de contactgegevens van preventieadviseur, vertrouwenspersoon, externe dienst en overlegorganen.
Ook verplicht op dag één:
- een meter of peter aanstellen
- een rondleiding op de werkplek geven
- collega’s, leidinggevenden en afgevaardigden voorstellen
- starten met gerichte opleiding
Binnen de eerste maand organiseer je een bredere bedrijfsrondleiding (inclusief sociale en medische diensten); geef je extra info over functie, evaluatie en educatief verlof; en zet je de opleiding rond welzijn, veiligheid en preventie verder.
Kleine tip, groot verschil
Met goede onthaaldocumenten vergeet je niets en geef iedereen een goed onthaal.